<aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" />

¿Qué se considera una “Reprogramación”?

Cada sesión que sufra una modificación de horario o de fecha y que sea solicitada por el estudiante o el coach, será considerada una reprogramación (aun cuando las modificaciones por emergencia - luz, tráfico, médica - se considerarán como reprogramaciones).

• Por ejemplo, si un estudiante solicita reprogramar debido a un periodo de 2 semanas de vacaciones, se considerarán 4 sesiones reprogramadas, ya que el curso se ve afectado por un retraso equivalente a 2. </aside>

Para la gestión de reprogramaciones B2C debes guiarte por el siguiente protocolo que podrás ver a continuación ⤵️

<aside> <img src="/icons/checklist_gray.svg" alt="/icons/checklist_gray.svg" width="40px" /> Protocolo

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• Número máximo de sesiones reprogramadas: cantidad de sesiones máxima que un coach o estudiante tendrá permitido reprogramar por curso.

  	Grupal	Particular
  Cursos de 12 sesiones	-	4 en total:
  Estudiante: 3
  Coach: 1
  Cursos de 8 sesiones	2 en total:
  Estudiantes: 1
  Coach: 1	3 en total:
  Estudiante: 2
  Coach: 1

  ¿Qué pasa si se exceden el número de reprogramaciones permitidas?

  • Coach:
  • Estudiante:

• Tiempo de aviso: tiempo de aviso previo para que la solicitud de reprogramación sea efectiva.

  	Grupal	Particular
  Estudiante	Hasta 24 horas (plataforma)
  Hasta 12 horas (Grupo de Whatsapp del Curso)
  Coach	Hasta 24 horas

  **👉 En caso de urgencia: avisar en primera instancia a los estudiantes y luego a su grupo de soporte. | Hasta 24 horas

  **👉 En caso de urgencia: avisar en primera instancia a los estudiantes y luego a su grupo de soporte. |

  El estudiante y/o el coach deben avisar al Whatsapp del Curso sobre la solicitud de reprogramación para que la solicitud se haga efectiva. Observación: En caso de desinscripción de un curso (de un estudiante) se debe solicitar con 72 horas de anticipación.

• Pasos a seguir para realizar una reprogramación:

  Los estudiantes y el coach pueden reprogramar, siempre y cuando hayan avisado en el grupo de WhatsApp del curso con el tiempo de anticipación correspondiente, según el tipo de curso:

  | Grupal Si todos o la mayoría de los estudiantes acuerdan con el Coach reprogramar la sesión | El coach se debe comunicar con los estudiantes, llegar a un acuerdo y, posteriormente, comunicar a su Whatsapp de soporte con el formulario (Ver punto 2 más abajo) los detalles de la reprogramación. P.D. Estudiante y Coach deben dejar por escrito el cambio que hayan acordado. La reprogramación se hará efectiva solo si el número de reprogramaciones no se ha excedido. | | --- | --- | | Particular | Coach y estudiante pueden acordar el día y/u horario en que reprogramarán la sesión a través del Grupo de Whatsapp correspondiente al curso y, luego, el Coach debe solicitarlo al Whatsapp de Soporte con el formulario (ver punto 2 más abajo). P.D. Estudiante y Coach deben dejar por escrito el cambio que hayan acordado. La reprogramación se hará efectiva solo si el número de reprogramaciones no se ha excedido. |

  1. El coach debe dejar registro de la reprogramación por escrito (obligatorio) en el grupo WhatsApp del curso.

     • Ejemplo de aviso de inasistencia a tiempo
     • Ejemplo de aviso de inasistencia fuera de tiempo

  2. El coach solicitará la reprogramación a su grupo de soporte de sesiones WhatsApp, respondiendo el siguiente formulario:

     <aside> 📌 *- ID curso:

     • de sesión:

     • Fecha/hora original:
     • Fecha/hora de modificación:
     • Modificación solicitada por:
     • Motivo de modificación:*

     </aside>

     • Respecto a los motivos de modificación, pueden ser los siguientes:
     • Ejemplo de solicitud:

  3. El equipo de soporte revisará la solicitud y confirmará al coach la modificación a través del mismo chat.

     1. Si se confirma la reprogramación, los estudiantes recibirán un correo de confirmación. En caso de no recibirlo, deben revisar su bandeja de Spam.
        • Ejemplo de reprogramación aprobada
     2. Se rechazará la reprogramación si se excede el número máximo autorizado.
        • Ejemplo de reprogramación excesiva

  Notas importantes:

  <aside> <img src="/icons/exclamation-mark_yellow.svg" alt="/icons/exclamation-mark_yellow.svg" width="40px" /> Toda solicitud de reprogramación de sesión debe ser registrada por escrito en el grupo WhatsApp del curso con los estudiantes. ⚠️ No se tomarán en consideración las solicitudes que se realicen por interno o de forma directa entre coach y estudiante.

  </aside>

  <aside> <img src="/icons/exclamation-mark_yellow.svg" alt="/icons/exclamation-mark_yellow.svg" width="40px" /> Al solicitar una reprogramación a su grupo de soporte de sesiones, favor siempre indicar la razón/el origen de la reprogramación y las fechas y horas preferidas para la nueva sesión respondiendo el siguiente formulario: *- ID curso:

  • de sesión:

  • Fecha/hora original:
  • Fecha/hora de modificación:
  • Modificación solicitada por:
  • Motivo de modificación:*

  </aside>

  <aside> 💡 En cursos particulares, algunos coaches derivan a los estudiantes al email de soporte de estudiantes (GUX), con la finalidad de que los estudiantes dejen "un registro con nosotros", aún cuando los coaches nos mandan el formulario de reprogramación en su chat de soporte, lo cual sabemos, no es necesario el envío de ese mail.

  </aside>

  <aside> 💡 A veces, los coaches no siguen un orden específico para reprogramar, lo que puede llevar a retrasos en la solicitud de modificaciones. Esto a veces causa problemas con el enlace o la vista en el dashboard de los estudiantes, y podría resultar en la creación de un ticket de gestión.

  </aside>